بیشتر بدانیم: امکان سنجی

امکان سنجی چیست؟

به زبان بسیار ساده، امکان سنجی یعنی تجزیه و تحلیل ِ شدنی بودن یک پروژه. با امکان سنجی یک طرح یا پروژه، می توانید به این سوال پاسخ بدهید: "آیا ایده اولیه این پروژه را می توان عملی کرد؟"

امکان سنجی به شما کمک می کند قبل از عملی کردن یک ایده، بررسی کنید اجرای آن در قالب یک پروژه، چه میزان سود و نقدینگی برای شما ایجاد می کند، چه ریسکهایی متوجه آن ایده حین اجرا خواهد شد و از همه مهمتر آیا این ایده در طولانی مدت دوام دارد و می تواند سازمان ما را به اهداف از پیش تعیین شده برساند یا نه.

این ایده می تواند آغاز یک کسب و کار، خرید یک کالا، توسعه کار فعلی یا حتی راه اندازی یک تجارت جدید در قالب کار فعلی باشد.

امکان سنجی تنها یک مرحله در ارزیابی یک ایده تجاری و پروسه توسعه کسب و کار است. با امکان سنجی می توانید تصمیم گیری های خود را در مورد یک پروژه جدید به صورت قاطعانه تری انجام دهید.

امکان سنجی چگونه انجام می شود؟

قدم اول: ارزیابی انتخابها/گزینه ها

معمولا امکان سنجی با عنوان یک ایده تجاری یا خلاصه برنامه (سناریو) در جلسات هیات مدیره آغاز می شود. امکان سنجی به "استخوان بندی" یک طرح و "غنی سازی" سناریوهای مختلف کمک می کند. طی پروسه امکان سنجی، گزینه های مختلف یکی پس از دیگری بررسی می شوند و تعداد آنها به سرعت کاهش می یابد. اجازه دهید با یک مثال کمی موضوع را روشن کنم.

فرض کنیم شما می خواهید یک نرم افزار CRM بخرید. اولین قدم برداشتن گوشی تلفن و تماس با فارسیکام یا یه شرکت دیگه نیست! اولین قدم اینه که ببینین استفاده از نرم افزار چه تغییراتی در سازمان شما ایجاد می کنه. شما باید اول از همه نیازهای خودتون رو مشخص کنین و بعد ببینین کدامیک از این نیازها حیاتی تره. باید تک تک نیازها رو به دقت بررسی کنید و در نهایت گزینه هایی که ضروری ترند رو انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید که یک نرم افزار CRM، همیشه کامل نیست و یه سری نیازهای شما رو برآورده نمی کنه. خرید یک نرم افزار CRM عین خرید یک گوشی موبایل می مونه. ممکنه دوربینش 8 مگا پیکسل باشه، اما رادیو نداشته باشه. اگه شما رادیو بیشتر از دوربین به کارتون میاد، خرید یه موبایل همچین موبایلی حماقت محضه! برای خرید یه موبایل، شما ناخودآگاه امکان سنجی می کنین. اما برای CRM که پروسه حساستری داره، امکان سنجی باید با دقت بیشتری انجام بشه.

کلاس دوم دبستان که بودم، خواهرم بهم یاد داد برای حل مسائل ریاضی یه قلم و کاغذ بردارم و شکل بکشم. تا سال آخر دانشگاه، مسائل ریاضی و فیزیک و آمار رو با رسم شکل حل می کردم. هنوز هم سوالی ازم بپرسین اول شکلشو می کشم. من خنگ نیستم، احمق هم نیستم، برعکس، بسیار باهوشم. چون به جای تظاهر، از عقلم استفاده می کنم! یه قلم کاغذ بردارین و لیست کنین چه چیزایی لازم دارین. همه رو بنویسین. هرچی که به ذهنتون میاد، حالا ببینین کدوم امکانات حیاتی تره (این مورد در قدم دوم توضیح داده شده)، اونا رو انتخاب کنید. شما باید نرم افزاری بخرید که این امکانات حیاتی رو داشته باشه و به راحتی انجامشون بده!

طی پروسه امکان سنجی، شما روشهای مختلف برنامه ریزی امور کاری سازمان و ارتقای جایگاه محصولات خود در بازار را بررسی خواهید کرد. این عمل، شبیه یک سفر اکتشافی است و شما باید قبل از رسیدن به مقصد نهایی، مسیرهای مختلفی را طی کنید. اگر آنالیزهای اولیه منفی بود، دلیل بر عدم انتخاب طرح پیشنهادی نیست، چرا که در بسیاری مواقع، محدودیتها یا کمبودهای یک طرح، قابل اصلاح است. (ممکنه موبایلی که رادیو داشته باشه پیدا نکنین! دلیل نمی شه بگین من اصلا موبایل نمی خوام! شاید احساس کنین برنامه رادیویی مورد نظر رو اینترنتی هم می شه دریافت کرد، بنابراین آیتمی مثل اینترنت جایگزین رادیو می شه).

قدم دوم: سنجش اولیه

در این مرحله تک تک طرحها و سناریوها مرتب می شوند، شما مدتی بر روی این طرحها زمان می گذارید، آنها را بررسی می کنید و در نهایت عملی بودن آنها را می سنجید. ممکن است اجرای یک پروژه اصلا نیاز سازمان شما را برآورده نکند، در نتیجه نیازی به صرف زمان و هزینه برای ادامه امکان سنجی آن نخواهید داشت. علاوه بر اینها، اگر طرحی برای امکان سنجی انتخاب شود، طی این مطالعات اولیه، برخی از مشکلات طرح نیز برطرف می شود و در نتیجه پروسه های بعدی سریعتر انجام خواهند شد. سنجش اولیه را می توانید به کمک یک مشاور انجام دهید، اما نمی توانید انجام کامل آنرا به مشاور بسپارید. این مرحله فرصت مناسبی را برای درک مشکلات پیش روی توسعه کسب و کار، در اختیار شما قرار می دهد.

قدم بعدی: ارزیابی بازار

در این مرحله شما باید بازار را ارزیابی کنید. باید ببینید که پروژه انتخابی شما تا چه زمانی در بازار دوام خواهد داشت. ارزیابی بازار شما را در شناسایی فرصتها در بازار یا بخشی از بازار کمک خواهد کرد. اگر فرصتی شناسایی نکردید، بهتر است پروسه امکان سنجی را متوقف کنید. ارزیابی بازار بخش قابل توجهی از اطلاعات لازم برای ارزیابی پروژه را در اختیار شما قرار می دهد.

این مرحله تنها برای فروش CRM فارسیکام در بازار نیست، برای خرید نرم افزار شما هم هست! قبل از خرید CRM باید بررسی کنید که راه اندازی آن تا چه اندازه در دوام محصولات شما در بازار تاثیر دارد، چه فرصتهایی در بازار به شما می دهد، تا چه میزان جایگاه سازمان شما یا محصولات شما را در بازار تجاری تثبیت می کند یا ارتقا می دهد و غیره. در کل باید نرم افزاری را خریداری کنید که به رغم تمام مشکلاتی که در دو ماه اول دارد (راه اندازی، آموزش، اشتباه کارمندان حین کار، خطاهای نرم افزار، ...)، جایگاه سازمان شما را در بازار تجاری تثبیت کند. تنها در این صورت است که پس از این که نرم افزار در سازمان شما جا گرفت (ماه سوم به بعد)، سازمان شما یکی از سازمانهای پیشرو در بازار خواهد بود.

یه قدم بزرگ: نتیجه گیری

نتایج بررسی امکان سنجی باید تمامی سناریوهای مختلف و کاربرد آنها را دقیقا مورد بررسی قرار دهد و نکات قوت و ضعف هرکدام را بیان کند. مدیران پروژه باید طرح امکان سنجی هر پروژه را بررسی کنند و فرضیات آنها را مورد پرسش قرار دهند. این زمان، زمان شکاک بودن است.

انتظار نداشته باشید یکی از انتخابها/گزینه از صفحه کاغذ بیرون آید و بگوید: "من بهترین انتخاب شما هستم!" مطالعات امکان سنجی به طور ناگهانی تایید یا رد نمی شوند. همزمان با جمع آوری اطلاعات و بررسی گزینه ها، ممکن است یک گزینه نه تایید شود نه رد! در نتیجه، در اغلب مواقع، تصمیم این که ادامه دهید یا نه به صورت قطعی و روشنی مشخص نیست. به طور کلی، کمتر پیش می آید که نتیجه یک تجزیه و تحلیل، کاملا مثبت باشد.

بررسی امکان سنجی به شما کمک می کند که بین ریسکها و سودهای ناشی از ادامه پروژه تعادل برقرار کنید. به خاطر داشته باشید، هدف از امکان سنجی، تصمیم مشاور مبنی بر ادامه یک ایده به صورت پروژه نیست. بلکه تصمیم گیری بر عهده مدیران است که بر اساس نتایج امکان سنجی و داده های مشاور صورت می گیرد.

آخرین قدم: آره یا نه

الان رسیدیم به بخش اصلی و مهم کار. باید تصمیم گیری کنیم که آیا این طرح یا ایده مناسب است یا نه. در اینجا دیگر راه بازگشتی نیست. پس اگر تصمیم گرفتید که طرح را در قالب پروژه انجام دهید، برگشتن به عقب را فراموش کنید. مهمترین منبع اطلاعاتی برای گرفتن تصمیم نهایی، مطالعات امکان سنجی انجام شده است. پس باید امکان سنجی شما درست، دقیق و عاری از ایراد انجام شده باشد.

آیا امکان سنجی همان طرح تجاری است؟

شرکت قبلی که بودم، مدیرم از من خواست درباره ایجاد یک پروژه جدید یه طرح تجاری بدم. کلی روش زمان گذاشتم و بر اساس یه طرح تجاری که از اینترنت گرفته بودم، یه طرح تجاری خوب تحویل مدیرم دادم. وقتی طرح رو دید، ورقی زد و گفت: نه من اینو نمی خواستم، من یه طرح تجاری می خوام! گفتم همینه دیگه.  گفت نه، این نیست. اول باید بگی این طرح شدنیه یا نه! تازه اونجا بود که متوجه شدم مدیرم امکان سنجی رو می خواد نه طرح تجاری!

در بیشتر مواقع، امکان سنجی با طرح تجاری اشتباه می شود، زیرا در ظاهر، شباهتهای زیادی به هم دارند. امکان سنجی نقش زمینه یابی دارد و سوال "آیا اجرای این ایده و انجام چنین ریسکی بادوام/ پایدار است؟" را مطرح می کند. در حالی که یک طرح تجاری نقش "طراحی" دارد و اعمالی را برای تبدیل یک سناریو از "ایده" به "واقعیت" ترسیم می کند.

با امکان سنجی گزینه های مختلف برای رسیدن به موفقیت کاری ترسیم و آنالیز می شوند، در حالی که طرح تجاری تنها با یک گزینه یا سناریو سر و کار دارد. امکان سنجی به باریک کردن محدوده پروژه برای شناسایی "بهترین" سناریو کمک می کند.

امکان سنجی در واقع مقدمه ایجاد یک طرح تجاری است، یعنی اول امکان سنجی را انجام می دهند و پس از تایید ایده، یک طرح تجاری درباره آن می نویسند. طرح تجاری در واقع یک نقشه کلی معرفی ایده ای است که تبدیل به پروژه شده، بدین شکل که نحوه ایجاد و توسعه پروژه و برنامه ریزی برای اجرای آن را بیان می کند. اگر در هنگام ایجاد طرح تجاری به این نتیجه رسیدید که اجرای پروژه شما امکان پذیر نیست، توصیه می کنیم برای اصلاح نقص ها و کمبودهای پروژه تلاش کنید، اگر نتوانستید، باید به بررسی سایر گزینه ها بپردازید یا ایده را کاملا حذف کنید. همانگونه که می بینید، اگر در این مرحله بخواهید ایده را حذف کنید هزینه بسیار زیادی متحمل شده اید. اگر امکان سنجی شما به درستی انجام گرفته باشد، حتی به بررسی سایر گزینه ها نیز نخواهید پرداخت، چه برسد به حذف ایده!

اگر پروژه خرید نرم افزار CRM را در دست دارید، اکنون به خوبی می دانید که این پروژه در واقع یک طرح تجاری به شمار می رود. قبل از خرید نرم افزار لازم است تمامی مواردی که تحت تاثیر آن قرار می گیرند را بررسی کنید. از قبیل: میزان سرعت بخشیدن به امور، کارهایی که می توانید از طریق نرم افزار مکانیزه کنید، میزان کاهش هزینه های فعلی، پیش بینی هزینه ها پس از راه اندازی نرم افزار، واکنشهای احتمالی کارمندان در مقابل تغییرات ایجاد شده، افرادی که بعد از راه اندازی نرم افزار بایستی تغییر وظیفه دهند یا حتی برکنار شوند و ... .

چرا امکان سنجی انجام نمی شود؟

با توجه به مواردی که گفته شد، اگر مدیران پروژه از امکان سنجی صرف نظر کنند و مستقیما به اجرای پروژه بپردازند، ضرر زیادی متحمل سازمان خود کرده اند. اما دلایل زیر از سوی مدیران بالادست، گاهی آنها را مجبور به "پرش" از این مرحله می کند:

  • ما می دانیم که پروژه، شدنی است. زیرا یک شرکت دیگر الان دارد همین کار را می کند.
  • وقتی که یک نفر چند سال پیش امکان سنجی کرده است، چرا باید برای انجام یک امکان سنجی جدید هزینه کنیم؟
  • امکان سنجی فقط یکی از راههای کسب درآمد مشاوران است.
  • آنالیز بازار توسط شرکتی که قرار است محصولات ما را بفروشد انجام شده است.
  • چرا یک تکنیسین به جای یک مدیر متخصص استخدام نکنیم؟ او هم می تواند مطالعات امکان سنجی را انجام دهد.
  • امکان سنجی تلف کردن وقت است. این ایده شدنی است و ما از همین الان باید برای آن برنامه ریزی کنیم.

دلایل بالا نباید شما را از انجام یک امکان سنجی معنی دار و دقیق منصرف کند. زمانی که تصمیم نهایی درباره اجرای طرح ارائه شده گرفته شد، تغییر آن به راحتی امکانپذیر نخواهد بود. به خاطر داشته باشید که شما باید با این تصمیمات برای یک مدت طولانی زندگی کنید!

امکان سنجی کنید تا...

بررسی امکان سنجی، تمرین خوبی برای افزایش تجربه مدیریتی شما است. اگر نحوه کار شرکتهای موفق را بررسی کنید، می بینید که آنها نیز بدون بررسی کامل موارد و ارزیابی احتمالات موفقیت یک ایده، وارد یک کار تجاری جدید نشده اند.

دلایلی که باید یک امکان سنجی انجام شود به شرح زیر است:

  • تمرکز بر روی پروژه و طرح کلی گزینه ها
  • محدود کردن گزینه های مختلف
  • تعیین فرصتهای جدید با بررسی زمینه ها
  • تعیین دلایل عدم ادامه کار
  • افزایش احتمال موفقیت با بررسی فاکتورهایی که می تواند به سرعت بر روی پروژه تاثیر منفی بگذارد و کاهش یا حذف این فاکتورها
  • فراهم کردن اطلاعات کیفی برای تصمیم گیری
  • فراهم کردن مدارکی دال بر این که معامله تجاری کاملا مورد بررسی قرار گرفته است
  • کمک به بودجه یابی مطمئن از بانکها و موسسات اعتباری
  • کمک به جذب سرمایه از طریق سهام

امکان سنجی یک مرحله بحرانی در پروسه ارزیابی یک ایده کاری است و اگر به خوبی هدایت شود، بهترین سرمایه گذاری ای است که تا به حال انجام داده اید.

 

درباره نویسنده: آماریس حکمت کارشناس ارشد مدیریت اجرایی و کارشناس اقتصاد کشاورزی، مشاور در زمینه مدیریت و رهبری سازمان و همچنین نویسنده و مترجم مقالات در زمینه مدیریت ارتباط با مشتریان می باشد.

این مقاله را می توانید در مجله، روزنامه، کتاب، کتاب الکترونیکی و وب سایت دوباره چاپ کنید با این شرط که هیچ تغییری در عنوان، متن و لینکهای مقاله ایجاد نشود و اطلاعات کامل و لینکهای مربوط به نویسنده بطور کامل و دست نخورده در آن درج شود.

/ 0 نظر / 60 بازدید